Quản lý tài liệu là gì?

Quản lý tài liệu là gì?

1.Tài liệu là gì?

Tài liệu là phương tiện bảo đảm thông tin cho quản lý và sản xuất. Theo nghĩa rộng, tài liệu cần thiết cho mọi lĩnh vực hoạt động xã hội loài người, giúp loài người ghi nhớ những tri thức và kinh nghiệm trong quá trình sống, làm việc và đấu tranh bảo vệ quyền lợi của mình. Tài liệu hình thành khi các ký tự, chữ viết xuất hiện.

Trong xã hội nô lệ, khi nhà nước đầu tiên của giai cấp chủ nô ra đời, lúc đó giai cấp chủ nô cần chữ viết để ghi chép những số liệu đơn giản đầu tiên, như thống kê số lượng nông nô, ghi sản phẩm thừa, ghi nợ, ghi quyền sở hữu… Thực ra, sự ghi chép đó đã có từ cuối thời kỳ cộng sản nguyên thuỷ để ghi chép số thú săn bắt được và hoa quả dư thừa mà cả bộ lạc dùng không hết trong ngày và ghi chép các nhu cầu tính toán khác. Đến khi nghề chăn nuôi và nghề trồng trọt xuất hiện thì nhu cầu ghi chép ngày càng lớn, trồng trọt xuất hiện thì nhu cầu ghi chép ngày càng lớn, vì lẽ của cải trong xã hội tăng thêm đã đưa lại sự giầu có cho xã hội, và qua đó xuất hiện một nền văn minh cổ xưa là chữ viết, sau đó tài liệu được hình thành.

Việc ghi chép của xã hội loài người nối tiếp vào các thời kỳ sau, phát triển cùng với sự phân ngành sản xuất trong xã hội và cải tiến kỹ thuật văn phòng. Những ký tự ban đầu thường được thể hiện dưới dạng biểu tượng trên cát, trên vỏ, lá cây. Dần dần loài người sản xuất ra các vật mang tin mới, như thạch cao, đất nung… Hiện nay loài người còn lưu giữ được các kho tài liệu đất nung khổng lồ tại các triền sông Lưỡng Hà vùng Trung Cận Đông. Nhưng nói chung, ngoài tài liệu có vật mang tin như vậy, hiện nay hầu như các nước không còn lưu giữ được tài liệu thời kỳ nô lệ, mà phổ biến chỉ còn tài liệu thời kỳ phong kiến.

Hiện nay có rất nhiều quan điểm khác nhau được đưa ra để định nghĩa về tài liệu. Nhưng chung quy tài liệu được hiểu như một vật mang tin có chứa thông tin và các thông tin có trong tài liệu được mã hoá dưới dạng vật chất nhất định. Hai yếu tố vật mang tin và thông tin trong tài liệu có mối quan hệ biện chứng với nhau, trong đó nội dung của thông tin có trong tài liệu đó đóng vai trò quyết định tới giá trị của tài liệu.

Theo ngành khoa học lưu trữ, giá trị của tài liệu là khả năng đáp ứng mọi nhu cầu sử dụng thông tin tài liệu của con người đối với các mặt hoạt động xã hội. Trong xã hội có rất nhiều lĩnh vực hoạt động, do vậy giá trị của tài liệu cũng đa dạng và được tổ hợp thành các nhóm khác nhau. Về mặt lý luận cũng như trong thực tiễn công tác lưu trữ, người ta chia giá trị tài liệu ra làm hai nhóm chính là: Giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử.

Giá trị thực tiễn của tài liệu là khả năng phục vụ sử dụng thông tin của tài liệu cho các hoạt động hiện hành trong xã hội như: Hoạt động về chính trị, quân sự, kinh tế, văn hoá, giáo dục, khoa học, kỹ thuật. ở nhiều nước, giá trị thực tiễn của tài liệu được gọi là giá trị hiện hành, tức giá trị phục vụ thông tin cho các hoạt động đang diễn ra trong xã hội.

Giá trị lịch sử của tài liệu là khả năng đáp ứng yêu cầu sử dụng thông tin tài liệu cho việc nghiên cứu quá khứ, nghiên cứu lịch sử. Để xem xét đánh giá những vấn đề của xã hội đã qua, đương nhiên các nhà nghiên cứu phải sử dụng nhiều tư liệu, như khai thác thông tin trong các sách ở thư viện, đọc sách báo, hồi ký.

Như vậy chúng ta thấy rõ rằng, bản chất của tài liệu chính là kết quả của quá trình lao động sáng tạo của con người tạo ra. Nó là nhân tố quan trọng để thúc đẩy xã hội tiến lên thông qua sự kế thừa những tri thức hay kinh nghiệm từ đời này sang đời khác, từ thế hệ này, sang thế hệ khác. Và con người muốn xây dựng xã hội mới phải biết tiếp thu những tri thức đã tích luỹ trong sách báo và áp dụng một cách sáng tạo vào thực tại.

2. Hiểu thế nào là tài liệu quý hiếm?

Hiểu rõ về tài liệu, giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử của tài liệu, vậy còn Tài liệu quý hiếm thì được hiểu như thế nào?

Trong cuộc sống thường ngày, những từ như: Quý, Hiếm luôn được nhắc đến trong giao tiếp của con người. Khi muốn diễn tả, đề cập tới những thứ, những vật có giá trị, hoặc nhưng cái cần được coi trọng, cần được bảo vệ… trong cuộc sống, sinh hoạt và làm việc, con người thường dùng từ “Quý” để diễn tả. Ví dụ như: “sức khoẻ là vốn quý”, “cuốn sách quý”, “kim loại quý”, “đồ trang sức quý”,… Từ “Quý” được nhắc tới ở mọi lúc, mọi nơi, mọi chỗ. Thậm chí khi đề cập đến những người thuộc tầng lớp trên, có nhiều quyền lực, có nhiều bổng lộc trong xã hội, người ta có thể gọi “quý bà, quý ông, quý ngài, quý cô, quý cậu”… để bày tỏ sự cung kính. Trong thế giới động thực vật, con người ta cũng dùng từ “quý” để chỉ những loài động vật, thực vật có giá trị về mặt nghiên cứu khoa học cũng như trong đời sống của con người như: “Động vật quý, thực vật quý, loài cây quý, loài thú quý…”.

Từ “Hiếm” cũng luôn được nhắc đến khi nói tới cái gì đó có ít, ít gặp, ít thấy. Mặc dù hai từ này thường đi ghép với nhau, thực tế chúng ta cũng thấy có những thứ thực sự vừa quý vừa hiếm, nhưng có những thứ quý mà không hiếm, có cái hiếm mà không quý.

Tài liệu được coi là quý có nghĩa là tài liệu đó phải có giá trị thông tin cao. Tuy nhiên việc xem xét tài liệu quý, có giá trị thông tin hay không còn phụ thuộc vào từng lĩnh vực mà thông tin có trong tài liệu đề cập đến, và giá trị của tài liệu đã đáp ứng nhu cầu của người sử dụng ở mức độ nào.

Ví dụ: Đối với lĩnh vực văn học thì những tài liệu quý là những tác phẩm văn học có giá trị nhân văn, mang tính giáo dục cao, phản ánh được mặt trái của xã hội và giúp cho bạn đọc nhân thức đúng đắn hơn về cuộc sống xã hội xung quanh, luôn giúp con người ta hướng tới những cái thiện…

Trong lĩnh vực y học, những công trình nghiên cứu tìm ra cái mới trong điều trị, chẩn đoán bệnh, giúp con người tránh khỏi những bệnh hiểm nghèo, các phương thuốc giúp điều trị các bệnh vô phương cứu chữa… luôn là những tài liệu quý để thế hệ các nhà nghiên cứu tìm hiểu, học hỏi, kế thừa và lấy đó làm cơ sở để nghiên cứu ra những cái mới hơn, hữu hiệu hơn.

Trong ngành kinh tế, các tài liệu quý là những tài liệu luôn vạch ra được những phương hướng, hoạch định những chính sách khả thi giúp đẩy mạnh phát triển nền kinh kế nước nhà và đáp ứng kịp thời nhu cầu thông tin của các nhà kinh tế.

Như vậy tài liệu sẽ chỉ quý với nhóm người này mà có thể không được coi là quý với những nhóm người khác.

Tài liệu hiếm là những tài liệu có số lượng bản rất ít, không đủ đáp ứng nhu cầu của người đọc. Hoặc có thể nói tài liệu hiếm là những tài liệu có thời gian xuất bản quá lâu, hiện nay không xuất bản thêm nữa hoặc xuất bản số lượng ít sẽ trở thành hiếm.

Tài liệu quý hiếm phải là những tài liệu vừa quý lại phải vừa hiếm. Khi xem xét tài liệu quý hiếm chúng ta không chỉ xem xét ở mỗi góc độ quý vì nhiều tài liệu rất quý, rất có giá trị nhưng chúng không hiếm và ngược lại chỉ xem xét ở khía cạnh hiếm mà không đánh giá xem nội dung của nó có thực sự quý, có giá trị hay không thì vẫn chưa đủ. ở đây chúng ta thấy có mối quan hệ biện chứng giữa quý và hiếm. Một tài liệu được cho là quý hiếm mà được xuất bản với số lượng lớn trên thị trường thì không thể gọi là tài liệu quý hiếm, mặc dù tài liệu đó có giá trị nội dung cao, là kết tinh văn hoá, tri thức của nhân loại, là nền tảng cho sự phát triển của xã hội…, phục vụ đắc lực cho công tác nghiên cứu, học tập của một nhóm đối tượng nào đó. Hoặc ngược lại, tài liệu đó xuất bản số lượng ít nhưng không chứa đựng những thông tin hữu ích, không đáp ứng được nhu cầu tin của người dùng tin thì cũng chỉ là một tài liệu hiếm, chứ không thể gọi là tài liệu quý hiếm được.

Tài liệu chỉ được xem là quý hiếm khi nó có mối quan hệ biện chứng giữa cái quý và cái hiếm. Mối quan hệ này không thể tách rời vì đánh giá một tài liệu là quý hiếm phải bao hàm cả 2 yếu tố: Quý về giá trị nội dung và hiếm vì số lượng bản ít, vì hình thức đặc biệt của tài liệu…

Nguồn: http://nlv.gov.vn/nghiep-vu-thu-vien/ban-ve-khai-niem-tai-lieu-quy-hiem.html