CỔNG GIAO DỊCH BẢO HIỂM XÃ HỘI ĐIỆN TỬ

Viết đơn xin nghỉ việc là một bước quan trọng mà một người lao động cần thực hiện khi muốn chấm dứt hợp đồng lao động với công ty. Việc viết đơn nghỉ việc sẽ giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp, trách nhiệm và lịch sự với cấp trên và đồng nghiệp. Vậy đơn xin nghỉ việc là gì? và cần viết đơn khi nào? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn có được câu trả lời.

Cách viết đơn xin nghỉ việc chuẩn chỉnh mới nhất

Hướng dẫn người lao động cách viết một lá đơn nghỉ việc chuyên nghiệp

1. Đơn xin nghỉ việc là gì?

Đơn xin nghỉ việc là một loại văn bản có hiệu lực pháp lý, được người lao động gửi đến người sử dụng lao động khi họ muốn chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn đã ký. Đơn xin nghỉ việc là quyền lợi của mỗi nhân viên và là bước đầu tiên trong quá trình nghỉ việc.

Đơn xin nghỉ việc thường được viết trong một trang giấy theo cấu trúc rõ ràng, có phần trình bày mục đích (xin nghỉ) và giải thích đơn giản lý do, có thời gian dự kiến sẽ chính thức nghỉ việc. Đơn nghỉ việc cần gửi đến đúng người, phòng ban phụ trách, bao gồm Trưởng phòng [tên bộ phận bạn làm việc], Phòng Hành chính nhân sự hoặc Ban giám đốc công ty.

1.1. Viết đơn xin nghỉ việc khi nào?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 36 Luật Lao động 2019, người lao động có quyền chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn đã ký khi báo trước cho người sử dụng lao động ít nhất 45 ngày, đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn; ít nhất 30 ngày, đối với hợp đồng lao động có xác định thời hạn từ 12 tháng trở lên; ít nhất 03 ngày, đối với hợp đồng lao động có xác định thời hạn dưới 12 tháng và hợp đồng lao động theo công việc nhất định có thời hạn dưới 03 tháng.

Do đó, bạn cần viết và gửi đơn xin nghỉ việc trước thời gian nghỉ việc chính thức ít nhất là 03 ngày, 30 ngày hoặc 45 ngày tùy vào loại hợp đồng lao động mà bạn đã ký. Bạn cũng cần lưu ý rằng, trong thời gian chờ duyệt đơn nghỉ việc, bạn vẫn phải làm việc nghiêm túc và bàn giao công việc cho người thay thế.

Tuy nhiên không phải lúc nào người lao động cũng cần phải viết đơn xin nghỉ việc nhất là trong trường hợp người lao động có Quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động mà không cần báo trước.

1.2 Nội dung cần có của đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp

Để kết thúc quá trình làm việc tại doanh nghiệp, người lao động cần chuẩn bị đơn xin nghỉ việc trang trọng và chuyên nghiệp. Một tờ đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp cần thể hiện đầy đủ nội dung và tránh việc bộc lộ cảm xúc tiêu cực. Các thành phần cơ bản của đơn xin việc bao gồm:

– Ngày, tháng, năm.

– Kính gửi: Đối tượng là đại diện bộ phận nhân sự và người quản lý.

– Thể hiện mong muốn xin được chấp nhận đơn xin nghỉ việc.

– Đưa ra thời gian chính xác về ngày nghỉ việc.

– Thể hiện sự trân trọng những điều đã đạt được tại công ty cùng lời cảm ơn.

– Bày tỏ mong muốn được biết thêm về quy trình chuyển giao công việc.

– Kết thúc và ký tay.

Tuyệt đối không đưa lời phàn nàn, nhận xét tiêu cực về công việc hoặc người có liên quan. Bạn nên giữ thái độ tích cực trong mẫu đơn cũng như suốt quy trình nghỉ việc.

Mẫu đơn xin nghỉ việc chuẩn năm 2023

Hướng dẫn Mẫu đơn xin nghỉ việc chuẩn năm 2023

2. Hướng dẫn viết đơn xin nghỉ việc công ty năm 2023

Đơn xin nghỉ việc được chia thành: Đơn xin nghỉ việc (nghỉ hẳn), đơn xin nghỉ phép có lương và đơn xin nghỉ phép không lương. Dưới đây là hướng dẫn cách viết 1 lá đơn xin nghỉ việc (chấm dứt hợp đồng lao động).

Đơn xin nghỉ việc là một trong những văn bản hành chính vì vậy cần tuân thủ văn phong của một văn bản hành chính sử dụng ngôn ngữ lịch sự trang trọng, các quy tắc là:

  • Sử dụng ngôn ngữ trang trọng lịch sự;

  • Trình bày đủ ý, ngắn gọn;

  • Viết đầy đủ các mục chính;

Thứ tự trình bày nội dung của đơn có cấu trúc trình bày như sau:

Cấu trúc cơ bản của một lá đơn xin xin nghỉ việc

1) Phần mở đầu đơn xin nghỉ việc bắt buộc phải có Quốc hiệu và tiêu ngữ.

– Quốc hiệu: ghi trên văn bản là: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, đậm.

– Tiêu ngữ: “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” là chữ in thường, kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới quốc hiệu; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối ngắn và có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.

– Cuối cùng là tên của văn bản ghi “ ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC” được viết dưới dạng chữ in hoa, cỡ chữ lớn.

2) Phần giữa của đơn xin nghỉ việc là phần nội dung chính của đơn xin nghỉ việc. Khi viết nội dung của đơn xin nghỉ việc, bạn cần trình bày đầy đủ các nội dung theo thứ tự sau:

(1) Nơi/ người nhận đơn: ghi các bộ phận/người có liên quan trực tiếp đến việc giải quyết đơn xin nghỉ việc.

Ví dụ: Kính gửi: Ban giám đốc Công ty TNHH Phát triển công nghệ Thái Sơn/ Phòng nhân sự/ Trưởng phòng Marketing.

(2) Thông tin về bản thân: ghi “Tên tôi là… tuổi… chức vụ… bộ phận…. số CMND/CCCD, nơi ở…”. Tùy thuộc theo yêu cầu từng đơn vị mà ghi mức độ chi tiết về thông tin;

(3) Trình bày nguyện vọng xin nghỉ việc và ghi rõ lý do xin nghỉ việc ngắn gọn;

(4) Ghi rõ thời gian bàn giao công việc và thời gian mong muốn được nghỉ việc;

(5) Ghi bàn giao công việc cho ai/ làm chức vụ gì;

(6) Ghi rõ nội dung các công việc được bàn giao;

(7) Lời cam kết về thông tin đã ghi trên là sự thật và được thực hiện;

(8) Lời cảm ơn và mong muốn đạt được nguyện vọng.

Tùy vào tình hình thực tế, nội dung hoặc thứ tự các nội dung của đơn nghỉ việc có thể tùy biến hoặc đơn giản hóa. Tuy nhiên, phần thời gian xin nghỉ và lý do xin nghỉ thì bắt buộc phải có và phải được ghi cụ thể.

3) Phần kết của đơn xin nghỉ việc là mục ký và ghi rõ họ tên của người làm đơn, bộ phận duyệt đơn và mục ghi ý kiến (nếu có).

Những mẫu đơn xin nghỉ việc tiêu chuẩn năm 2023

Những mẫu đơn xin nghỉ việc tiêu chuẩn năm 2023

3. Những mẫu đơn xin nghỉ việc mới nhất năm 2023

Dưới đây là tổng hợp các mẫu đơn xin nghỉ việc phổ biến, được nhiều người lao động sử dụng (kèm link tải về bên dưới). Nếu bạn muốn biết cách viết một lá đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp và chuẩn nhất, bạn có thể tham khảo một số mẫu sau:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC

Kính gửi : ……………………………………………………………………………………………………………..

Tên tôi là:……………………………………………………………………………………………………………..

Chức vụ:……………………………………………. Bộ phận: ………………………………………………….

Nay tôi làm đơn này, kính xin Ban giám đốc cho tôi được thôi việc.

Kể từ ngày….tháng….. năm……

Lý do:…………………………………………………………………………………………………………………..

Tôi đã bàn giao công việc cho:……………….Bộ phận : …………………………..

Các công việc được bàn giao: …………………………………………………………………………………………

Tôi cam đoan đã bàn giao công việc lại cho bộ phận có liên quan trước khi nghỉ việc.

Rất mong Ban Giám đốc xem xét và chấp thuận cho tôi được phép thôi việc.

Tôi xin chân thành cảm ơn.

Trưởng bộ phận Người làm đơn

Tải mẫu đơn xin nghỉ việc ngắn gọn súc tích

Tải mẫu đơn xin nghỉ việc công ty mới nhất 2023

Trong trường hợp người lao động muốn nghỉ việc hưởng chế độ thai sản thì viết theo mẫu đơn xin nghỉ việc hưởng chế độ thai sản như sau:

Tải mẫu đơn xin nghỉ việc hưởng chế độ thai sản mới nhất

Lưu ý: Tại (1): Ghi đơn vị/công ty nơi người lao động đang làm việc;

Tại (2): Ghi bộ phận người lao động đang làm việc trực tiếp ví dụ: Phòng Marketing…

Tại (3): Ghi thời gian nghỉ 06 tháng;

Tại (4): Ghi tên người trực tiếp nhận bàn giao công việc;

Tại (5): Ghi phòng nơi người nhận bàn giao công việc đang công tác.

Một vài lưu ý nhỏ người làm đơn xin nghỉ việc cần lưu ý

Một vài lưu ý nhỏ người làm đơn cần lưu ý

3. Những lưu ý khi viết đơn xin nghỉ việc

Đơn xin nghỉ việc là văn bản hành chính không bắt buộc bạn phải viết theo mẫu cố định. Tuy nhiên bạn cũng cần lưu ý một số điểm sau khi viết đơn xin nghỉ để thể hiện sự chuyên nghiệp.

(1) Tuân theo hợp đồng lao động và quy định của công ty về thời gian thông báo trước khi nghỉ việc.

(2) Cân nhắc kỹ càng trước khi gửi đơn, không để ảnh hưởng đến quyền lợi của bản thân hoặc công ty.

(3) Cân nhắc thời điểm nghỉ việc, không nên nghỉ giữa dự án hoặc khi công ty đang gặp khó khăn.

(4) Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, trang trọng và đúng mực cho dù bạn nghỉ việc vì bất cứ lý do gì kể cả là có mâu thuẫn hay do bất mãn, tránh sử dụng ngôn ngữ tiêu cực, không có từ ngữ mang tính xúc phạm hoặc khiêu khích.

Ngôn ngữ trong đơn nghỉ việc sẽ thể hiện một phần con người của bạn, việc bộc lộ chân thành khi làm đơn sẽ để lại ấn tượng tốt cũng như giúp ích cho doanh nghiệp cải thiện các vấn đề còn tồn đọng.

(5) Luôn thể hiện sự tôn trọng và gửi lời cảm ơn công ty: Dù làm việc trong thời gian dài hay ngắn tại công ty, việc thể hiện sự tôn trọng đối với công ty là rất quan trọng. Bạn hãy ghi lại một số thành tích và kinh nghiệm tích lũy trong quá trình làm việc và gửi lời cảm ơn chân thành tới công ty vì đã hỗ trợ và tạo điều kiện cho bạn.

Thái độ tôn trọng và biết ơn cho thấy bạn là một người chuyên nghiệp, để lại ấn tượng tốt với công ty hiện tại và đồng thời giúp hạn chế những thông tin tiêu cực khi tìm việc ở nơi khác.

(6) Trình bày nội dung đơn cần ngắn gọn, súc tích, tránh dài dòng và liệt kê lan man.

Để viết một lá đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp, bạn cần tuân thủ các bước sau:

– Khai báo thông tin cá nhân: Nêu rõ họ tên, chức vụ công việc, bộ phận làm việc.

– Trình bày lý do xin nghỉ việc: Nếu bạn có nhiều lý do hãy lựa chọn lý do quan trọng, chính đáng nhất và trình bày về lý do xin nghỉ việc ngắn gọn, rõ ràng, thuyết phục và không làm mất thiện cảm với công ty.

– Ghi rõ thời gian bàn giao công việc và thời gian mong muốn được nghỉ việc: Thời gian bàn giao phải hợp lý để công ty có thể sắp xếp, tuyển dụng và đào tạo người thay thế. Thời gian nghỉ việc phải tuân theo quy định của luật lao động.

– Ghi bàn giao công việc cho ai/ làm chức vụ gì: Ghi rõ tên, chức vụ và bộ phận của người nhận bàn giao. Nếu chưa có người nhận bàn giao, có thể để trống hoặc ghi “theo sự sắp xếp của công ty.

– Ghi rõ nội dung các công việc được bàn giao: Ghi rõ các công việc chính, các tài liệu, dụng cụ, tài sản công ty liên quan đến công việc. Cam kết bàn giao toàn bộ cho người có liên quan trước khi nghỉ việc.

4. Quy trình xin nghỉ việc theo quy định chung

Nhân viên nghỉ việc gây ảnh hưởng rất nhiều đến các hoạt động của công ty như: giảm hiệu suất công việc, gây ra gián đoạn quy trình, giảm doanh số trong thời gian ngắn,… Vì vậy việc nghỉ việc đúng quy định sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của bạn trong công việc. Bạn có thể tham khảo các bước sau đây và thực hiện:

(1) Thông báo trước tới người quản lý trực tiếp

Trong quá trình nghỉ việc, việc thông báo về quyết định trước một khoảng thời gian là rất quan trọng. Bạn nên tuân thủ các điều khoản đã được thống nhất trong hợp đồng lao động và cũng cần tham khảo các quy định pháp luật liên quan.

Theo Điều 35, Luật lao động 2019, và Điều 7, Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nhân viên có trách nhiệm thông báo trước thời gian nghỉ việc theo các mốc sau đây:

– Đối với hợp đồng lao động không thời hạn, bạn phải thông báo ít nhất 45 ngày trước khi nghỉ việc.

– Đối với hợp đồng lao động có thời hạn từ 12 – 36 tháng, bạn phải thông báo tối thiểu 30 ngày trước khi nghỉ việc.

– Đối với người có hợp đồng lao động dưới 12 tháng, bạn phải thông báo tối thiểu 03 ngày làm việc trước khi nghỉ việc.

– Ngoài ra, một số ngành nghề đặc thù có thể có các quy định khác về thời gian thông báo nghỉ việc.

Việc gửi thông báo sớm sẽ giúp doanh nghiệp có thời gian cho các kế hoạch bàn giao, tuyển dụng bổ sung, hạn chế làm gián đoạn quá trình hoạt động.

(2) Chuẩn bị đơn xin nghỉ

Đơn xin nghỉ việc là nội dung thiết yếu để gửi lên lãnh đạo. Bạn có thể tham khảo các mẫu đơn bên trên và những nội dung cần thiết của một đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp.

Trong quá trình nghỉ việc, không bắt buộc cá nhân phải cung cấp lý do. Tuy nhiên, việc này thực sự có ích cho cấp trên và ban giám đốc. Bạn nên chia sẻ phản hồi về những vấn đề chưa hài lòng trong công ty hoặc xuất phát từ bản thân mang tính xây dựng. Ví du: Chính sách vận hành, văn hóa công ty, mong muốn phát triển hơn, năng lực chưa đủ…

Điều này rất quan trọng vì nó cung cấp thông tin quý giá giúp công ty và lãnh đạo nhận thấy và cải thiện những điểm chưa hoàn thiện. Trung thực và chuyên nghiệp là chìa khóa để duy trì mối quan hệ tốt sau khi hoàn tất quá trình nghỉ việc với công ty cũ.

(3) Lên lịch hẹn gặp quản lý

Thay vì viết một email thông báo về quyết định xin từ chức, hãy yêu cầu một cuộc họp riêng với sếp của bạn. Điều này sẽ tạo ra một cơ hội tuyệt vời để bày tỏ lòng biết ơn đến người đã dẫn dắt và hỗ trợ bạn. Ngoài ra, đây cũng là thời điểm để xây dựng mối quan hệ trong tương lai với vai trò là đối tác.

Họ xứng đáng là những người đầu tiên được biết về quyết định của bạn. Nhờ điều này, quản lý có thể lên các phương án thay thế cũng như cải thiện các vấn đề tồn đọng trước khi bạn rời đi. Giúp quản lý tránh bị đặt vào tình thế bất lợi là cách để kết thúc một cách thoải mái và tạo ra không khí vui vẻ.

(4) Chuyển giao công việc

Việc chuyển giao công việc là một bước quan trọng cuối cùng trước khi chính thức nghỉ việc. Hành động này thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm đối với vị trí của mình. Dưới đây là những nhiệm vụ cần thực hiện khi tiến hành chuyển giao:

– Dành thời gian hỗ trợ người mới trước khi bạn rời đi, giúp họ làm quen với công việc và văn hóa của công ty.

– Gửi lại hồ sơ, thông tin về dự án và các tài liệu liên quan cho người kế nhiệm.

– Liệt kê các nhiệm vụ chưa hoàn thành cần được tiếp nhận và xử lý tiếp.

– Hướng dẫn về cách sử dụng các thiết bị hỗ trợ trong công việc.

Việc thực hiện các nhiệm vụ này đảm bảo sự liên tục và trơn tru trong công việc sau khi bạn rời đi, đồng thời giúp người mới tiếp quản nắm bắt được công việc nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời hạn chế các rủi ro trong tương lai.

Hy vọng những chia sẻ từ Bảo hiểm xã hội điện tử eBH trong bài viết trên đây có thể giúp bạn hiểu được ý nghĩa của lá đơn xin nghỉ việc là gì? và cách viết một lá đơn xin nghỉ việc hiệu quả.