Giải pháp sử dụng excel online để chia sẻ dữ liệu làm việc trực tuyến

1. Vì sao khi chia sẻ File Excel cho nhiều người cùng sử dụng phải phân quyền?

Có thể các bạn đã sử dụng các giải pháp để có thể thực hiện được công việc chia sẻ File Excel Online như Google trang tính (Google Sheets) hay Office 365, Drop box,… Tuy nhiên việc chia sẻ File Excel tính bảo mật và an toàn, độ chính xác dữ liệu rất yếu cụ thể như sau:

Nhược điểm 1: khi chia sẻ Excel Online như vậy doanh nghiệp bạn sẽ phải chia sẻ toàn bộ dữ liệu File Excel à việc bảo mật dữ liệu giữa các bộ phận rất yếu bất kỳ ai đều có thể xem toàn bộ dữ liệu bảng tính.

Nhược điểm 2: Có thể dễ dàng xóa sửa dữ liệu của nhau, không kiểm soát được việc nhập liệu khi làm việc trên Excel online trực tuyến dễ gây ra tình trạng sai sót dữ liệu. Và không kiểm soát tốt có thể mất toàn bộ dữ liệu, hoặc thay đổi làm sai lệch thông tin của người nhập liệu.

Nhược điểm 3: Không thể chia sẻ các File Excel chứa VBA. Đây là một điểm trừ khá lớn của các giải pháp trên việc không thể chia sẻ này sẽ khiến cho các đơn vị bắt buộc phải sử dụng lập trình VBA để thiết kế File Excel sẽ rất khó khăn trong quá trình vận hành,…

Hiểu rất rõ những nhược điểm khiến này sẽ khiến cho việc bảo mật, làm việc của các doanh nghiệp trở lên khó khăn hơn, các nhân viên nếu sử dụng các phương pháp thay thế khác để tổng hợp dữ liệu như gửi mail, skyper,.. sẽ khiến công việc trở lên trì trệ. Nhân sự chờ đợi nhau gây ra thời gian chết trong công việc và giảm hiệu suất làm việc. Vì vậy Bluesofts đã nghiêp cứu và cho ra đời phần mềm Add-In Atools để giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để những khó khăn trên cụ thể ứng dụng trong công việc chia sẻ dữ liệu qua mạng như sau:

Với cơ chế này bạn có thể chọn bất kỳ các máy tính có thể là máy tính của các bạn hoặc máy chủ mà các bạn thuê có cài đặt Excel để làm máy chủ chia sẻ File Exel Online qua mạng.

Ưu điểm: Việc tạo máy chủ để chia sẻ như vậy tất cả các File Excel mà các bạn muốn chia sẻ đều nằm trên máy tính của các bạn giúp an toàn bảo bật dữ liệu tuyệt đối, tránh việc đánh cắp, sửa xóa dữ liệu khi chia sẻ Excel Online cho nhiều người làm việc.

2.2 Cơ chế phân quyền khi chia sẻ Excel Online bằng Add-In Atools

Tính năng cho phép bạn có thể tạo ra các Group (nhóm User) có chung quyền để có thể thiết lập phân quyền sâu hơn khi chi sẽ dữ liệu qua mạng. Ví dụ doanh nghiệp có các bộ phận như kế toán, kinh doanh, sản xuất,… bạn có thể tạo ra các Group cho từng bộ phận này để tiến hành phân quyền cho các bộ phận truy cập vào các vùng dữ liệu nhất định trên Excel khi chia sẻ qua mạng LAN, Internet

Tạo ra các phân vùng làm việc cho từng phòng ban bộ phận kết nối vào làm việc như ví dụ chúng ta có một chung một sheet DATA nhập liệu. Chúng ta có thể tạo ra các phân vùng (cửa sổ) làm việc cho riêng cho các nhóm máy khách khi kết nối. Như VD trên cùng sheet DATA chúng ta sẽ tạo ra phân vùng cho nhóm kinh doanh khi mở sheet DATA chỉ có thể nhập liệu từ cột A:F và ẩn đi dữ liệu cột H

Sau khi phân quyền trên máy chủ máy, máy khách kết nối và nhập liệu chỉ có thể mở ra các phân vùng (cửa sổ) mà máy chủ thiết lập